SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA
PT. ASURANSI BUMI ASIH JAYA
ABSTRAK
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada
pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya cenderung kurang baik, yang
terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan
karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu seringpula
terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan
bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini
menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal
penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula
adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan
sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan evaluasi
sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi
akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Hasil penelitian di
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, yaitu : Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi
penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang meliputi fungsi yang terkait
dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern,
serta prosedur penerimaan kas dapat dikatakan baik dan prosedur akuntansi pada
sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya telah sesuai
dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah
memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang
digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang
terstandardisasi.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan industri asuransi di Indonesia dewasa ini sangat pesat. Bukan
hanya pemain-pemain lama yang turut meramaikan bisnis beresiko ini, melainkan
pemain-pemain baru pun mulai banyak bermunculan mendampingi perkembangan
industri perbankan dan multifinance yang saat ini kerapkali memacu adrenalin
pergerakan ekonomi di Indonesia. Namun meskipun demikian, hanya perusahaan
asuransi yang berkinerja baik yang dapat bertahan dan tetap eksis dalam
industri perasuransian di Indonesia.
Dewasa ini peranan akuntansi sebagai alat pembantu dalam pengambilan
keputusan-keputusan ekonomi dan keuangan semakin disadari oleh para usahawan.
Peranan akuntansi dalam membantu melancarkan tugas manajemen sangat menonjol,
khususnya dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengawasan. Itulah sebabnya
akuntansi semakin banyak dipelajari oleh para usahawan dan diajarkan mulai dari
sekolah menengah hingga perguruan tinggi. Memang tidak dapat disangkal bahwa
sebagian besar informasi yang diperlukan para manajer perusahaan adalah berasal
dari data akuntansi. Oleh karena itu manajer moderen dituntut untuk memiliki
kemampuan menganalisa dan menggunakan data akuntansi.
Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi tentang perusahaannya, antara
lain ia perlu mengetahui berapa nilai perusahaannya, dan berapa laba atau
ruginya. Kedua informasi itu berguna untuk mengetahui besar modal yang tertanam
dalam perusahaan, mengetahui maju mundurnya perusahaan, dasar perhitungan
pajak, menjelaskan keadaan perusahaan sewaktu-waktu memerlukan kredit dari bank
atau pihak lain, dasar untuk menentukan kebijakan yang akan ditempuh, dan
menarik para peminat saham jika perusahaannya berbentuk perseroan terbatas.
Sistem informasi akuntansi menyajikan informasi mengenai teknik, metode dan
prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi dalam rangka memperoleh
pengendalian intern yang baik, pengendalian intern ini merupakan suatu sistem
pengendalian yang diperoleh dengan adanya struktur organisasi yang memungkinkan
adanya pembagian tugas dan sumber daya manusia yang cakap dan praktek-praktek
yang sehat.
Kas merupakan uang tunai atau aktiva yang paling likuid dalam sistem akuntansi,
sehingga pos kas ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari seluruh
aktiva yang ada. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang
dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening di
bank.
Dalam sistem akuntansi pengelolaan kas memegang peranan penting bagi perusahaan
yang diawali dari penerimaan kas, pengeluaran kas, hingga penyusunan laporan
keuangan. Pengelolaan kas dianggap penting karena kesalahan yang terjadi pada
pengelolaan kas dapat berdampak pada tingkat likuiditas perusahaan, di mana kas
tersebut merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid.
Sama halnya dengan perusahaan-perusahaan pada umumnya, pada perusahaan asuransi
pengelolaan kas akan banyak mempengaruhi kinerja perusahaan, terutama apabila
pengelolaannya kurang tepat maka akan menimbulkan gejolak likuiditas yang mampu
merobohkan perusahaan. Demikian pula dengan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya,
meskipun keberadaannya hanya bersifat kantor pemasaran, namun dalam banyak hal
efisiensi perusahaan banyak tergantung pada pengelolaan kasnya. Agar dapat
beratribut baik, maka PT. Asuransi Bumi Asih Jaya juga harus mengedepankan
faktor likuiditas dengan memperhatikan pengelolaan kas secara baik pula.
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada
pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya cenderung kurang baik, yang
terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan
karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu seringpula
terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan
bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini
menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal
penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula
adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan
sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan
evaluasi sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih
Jaya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di muka, maka dapat
dirumuskan pokok masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini, yaitu :
“Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi
Asih Jaya ?”.
1.3 Tujuan Penulisan
Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi
penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi,
2001:2).
Menurut Krismiaji (2002:1) sistem adalah serangkaian komponen yang
dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan-tujuan tertentu.
Dari serangkaian uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sekelompok unsur yang dikoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi
Pengertian akuntansi menurut Glos dalam Swastha (1997:314) adalah pencatatan,
penggolongan, dan peringkasan bisnis, serta penginterpretasian informasi yang
telah disusun.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi,
2001:3).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok
adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu,
serta laporan.
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi
(SIA) yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi
informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan, kecuali
pesaing. Dengan jenis kegiatan yang demikian, akhirnya dapat diketahui beberapa
karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu melaksanakan tugas yang
diperlukan, berpegang pada prosedur standar, menangani data yang rinci,
berfokus pada data masa lampau, dan menyediakan informasi pemecah masalah yang
minimal (Umar, 1998:9).
Kedudukan kas di dalam sistem akuntansi yaitu sebagai uang tunai yang paling
likuid, sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aktiva.
Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan
segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Oleh
karena kas ini merupakan aktiva yang paling likuid, maka kas bersama-sama
aktiva lancar lainnya dijadikan sebagai indikator tingkat likuiditas
perusahaan.
2.2 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang
Dalam perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan
sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan.
Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu
dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan.
Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan
dengan penerimaan kas dari piutang.
Berdasarkan sistem akuntansi yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang
harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh
karyawan yang tidak berhak menerimanya. Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan
melalui berbagai cara : melalui penagih perusahaan dan melalui pos
2.2.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi
(2001:487) antara lain:
1. Fungsi sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab
dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos
dari para debitur perusahaan.
2. Fungsi penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih
perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada
para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat
oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika
penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau fungsi penagihan
(jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan).
Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai
fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang
ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung
jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara
periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam
melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang
diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
2.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi
(2001:488) adalah :
1. Surat pemberitahuan
2. Daftar surat pemberitahuan
3. Bukti setor bank
4. Kuitansi
2.2.3 Unsur Pengendalian Intern
Yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan
kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:490) antara lain :
1. Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan kas.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang
yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
b. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian
piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktik yang Sehat
a. Hasil penghitungan kas harus direkam
dalam berita cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan
(fidelity bond insurance).
c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di
tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan
(cash-in-safe dan cash-in-transit insurance).
2.2.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
1. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan
prosedur berikut :
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang
yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang
merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Bagian penagihan menerima kas dan surat
pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.
d. Bagian penagihan menyerahkan kas kepada bagian
kasa.
e. Bagian penagihan menyerahkan surat
pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu
piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai
tanda penerimaan kas kepada debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah
cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek
tersebut ke bank debitur.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur
berikut ini :
a. Bagian penagihan mengirimkan faktur
penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi kredit terjadi.
b. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri
surat pemberitahuan melalui pos.
c. Bagian sekretariat menerima cek atas
nama dan surat pemberitahuan (remmittance advice) dari debitur.
d. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada
bagian kasa.
e. Bagian sekretariat menyerahkan surat
pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu
piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada
debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah
cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek
tersebut ke bank debitur.
III. METODOLOGI
Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan
wawancara langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian
keuangan da akuntansi. Selain itu melakukan pengamatan pada kegiatan
operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur penerimaan kas.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh
secara langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi
perusahaan.
Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa
deskriptif yang bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan sistem informasi penerimaan kas.
IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan
sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan.
Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu
dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan.
Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan
dengan penerimaan kas dari piutang.
4.1 Fungsi yang Terkait Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi
Bumi Asih Jaya
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari antara lain fungsi sekretariat,
fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern.
Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Fungsi Sekretariat (Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat)
Fungsi sekretariat di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya dilaksanakan oleh Divisi
Keuangan/Investasi
2. Fungsi Penagihan (Divisi TI dan Penagihan)
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya di samping melakukan penerimaan premi secara
langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui
penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan
penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang
ditagih.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan kas dari fungsi Divisi
Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas
dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung
jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera
ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang
ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya fungsi pemeriksa intern
berada di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi
4.2 Dokumen yang Digunakan dan Catatan Akuntansi Pada Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi
Asih Jaya antara lain :
1. Daftar Persetujuan Penerbitan Polis
2. Dokumen Penagihan/Debit Penagihan
3. Kuitansi/Bukti Penerimaan
4. Bukti Setor Bank
5. Daftar Cetakan Kuitansi Premi
Adapun catatan-catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi
penerimaan kas yang terjadi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain yaitu
: Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur.
4.3 Prosedur Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi
Bumi Asih Jaya
Secara umum ada dua prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yaitu secara langsung (melalui kasir/bank) dan
sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Berikut ini adalah
penjelasannya :
1. Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank)
Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank) dapat dijelaskan
sebagai berikut :
a. Berdasarkan Daftar Persetujuan
Penerbitan Polis, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran premi atas kepesertaan
asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melalui :
1) Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka nasabah
memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas. Dokumen ini
dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat
oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran premi atas
kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
Bukti penerimaan kas diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan
dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan
dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi
berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti
penyetor kas yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan
oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar
tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh
bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh
fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai
dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal
penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar
Pengiriman Surat Permintaan.
b. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor
bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan
Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data
cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari
transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Detailnya isi dari Daftar Cetakan
Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak
kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs,
identitas penerima dan yang menyerahkan.
c. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dicatat dalam neraca
lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT.
Asuransi Bumi Asih Jaya.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan
Sistem penerimaan kas dari piutang premi melalui penagihan dijelaskan sebagai
berikut :
a. Bagian piutang (Bagian Akuntansi pada
Divisi Internal Audit/Akuntansi) PT. Asuransi Bumi Asih Jaya memberikan daftar
piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. Di samping
melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang
langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan atau melalui pos, fungsi
penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur
perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih
b. Bagian penagihan mengirimkan dokumen penagihan
melalui karyawan penagih atau melalui pos, untuk melakukan penagihan kepada
debitur.
c. Berdasarkan Dokumen Penagihan/Debit Penagihan, maka nasabah dapat langsung
melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun
Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melalui :
1) Langsung Melalui Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka nasabah
memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas dari piutang
melalui penagihan. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan
bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan yang dibuat oleh perusahaan
bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan
asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Bukti
penerimaan kas dari piutang melalui penagihan diserahkan oleh fungsi kas kepada
fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber
untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke
dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu
diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi
berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti
penyetor kas dari piutang melalui penagihan yang diterima ke bank. Bukti setor
dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran
kas ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah
ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas dari piutang
melalui penagihan ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada
fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber
untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke
dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula
Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
d. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor
bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan
Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data
cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari
transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Detailnya isi dari Daftar Cetakan
Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak
kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs,
identitas penerima dan yang menyerahkan. Setiap akhir bulan setiap transaksi
penerimaan kas dari piutang melalui penagihan dicatat dalam neraca lajur oleh
Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi
Bumi Asih Jaya.
Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur akuntansi pada sistem akuntansi
penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya berikut ini flowchartnya :
4.4 Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Adapun yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem
akuntansi penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain yaitu :
1. Pengorganisasian
Sebagai unsur pengendalian intern perusahaan, secara umum fungsi akuntansi pada
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya terpisah secara struktural maupun organisasional
dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan.
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melakukan penerimaan premi secara langsung juga
melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan,
fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para
debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini
di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan. Sedangkan fungsi Kas bertanggung
jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan
Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang
dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk
menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank
dalam jumlah penuh.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang
ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya fungsi akuntansi berada
di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Dengan terpisahnya organisasi fungsi akuntansi secara struktural maupun
organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan akan
mempersulit ruang gerak karyawan untuk memanipulasi data karena akan melibatkan
banyak pihak. Dengan demikian maka pengendalian intern secara organisasional
dapat dikatakan efektif untuk mencegah penyimpangan dan manipulasi data
keuangan. Namun demikian terpisahnya organisasi fungsi tersebut justru akan
mengurangi efisiensi, meskipun hal ini jauh akan lebih efisien daripada terjadi
penyimpangan dan manipulasi data keuangan yang dapat merugikan perusahaan
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dalam hal unsur pengendalian intern perusahaan berupa sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, fungsi penagihan
melakukan penagihan premi hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih
yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dengan kondisi yang demikian maka otorisasi
penagihan dari fungsi penagihan akan ada karena adanya otorisasi fungsi
akuntansi. Fungsi penagihan tidak dapat menyelewengkan sejumlah dana dari hasil
penagihan karena harus mempertanggungjawabkannya pada fungsi akuntansi.
Demikian pula sebaliknya fungsi akuntansi tidak dapat melakukan penagihan tanpa
fungsi penagihan.Penyelewengan mungkin akan muncul apabila ada kerjasama antara
fungsi akuntansi dan fungsi penagihan. Kondisi ini harus segera dicermati
secara lebih seksama dengan melibatkan pihak lain dalam pemeriksaan dan
pengawasan yang memiliki otorisasi yang kuat.
3. Praktik yang Sehat
Dari hasil observasi mengenai praktik akuntansi penerimaan kas terlihat bahwa
hasil penghitungan kas dicatat pada Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian,
dan Neraca Lajur dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan
menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan
segera, maka kas yang ada di tangan Bagian Kasir pada suatu saat terdiri
setoran dalam perjalanan (deposit in transit). Secara periodik fungsi pemeriksa
intern melakukan penghitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam
suatu dokumen yang disebut berita acara penghitungan kas. Selesai dihitung, kas
tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Para penagih dan kasir juga diasuransikan. Manusia seringkali tergoda oleh
situasi yang melingkupinya pada suatu saat tertentu. Untuk menghadapi
kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Bagian Kasir dan penagih,
karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu
diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang
tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang
timbul.
Kas dalam perjalanan juga diasuransikan keberadaannya. Untuk melindungi
kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup
asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada di tangan
Bagian Kasir, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe. Dengan
dilaksanakannya praktik akuntansi yang sehat tersebut, maka akan mendukung
efektivitas dan efisiensi perusahaan, di mana pada intinya perusahaan tidak
akan dirugikan karena adanya penyelewengan yang dilakukan karyawan.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5 Kesimpulan
Beberapa simpulan yang dapat dikemukakan dari serangkaian hasil penelitian di
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, yaitu :
- Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT.
Asuransi Bumi Asih Jaya yang meliputi fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur
penerimaan kas dapat dikatakan baik. Pembenahan perlu dilakukan pada dokumen
yang digunakan yang terlalu sederhana dan mudah untuk dipalsukan oleh karyawan.
- Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT.
Asuransi Bumi Asih Jaya telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan
kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam
sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta
prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistyo. 2006. Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya
Sastra.
Hadi, Sutrisno. 2004. Metodologi Research. Jilid 2. Yogyakarta :
Andi Offset.
Hasan, Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan
Aplikasinya, Jakarta : Ghalia Indonesia.
Lumbantoruan, Sophar. 1999. Akuntansi Pajak. Edisi Revisi. Jakarta
: Penerbit PT. Grasindo.
Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya. Edisi 5. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.
Supriyono. 1999. Akuntansi Biaya. Yogyakarta : BPFE.
Swastha, Basu, dkk. 1997. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta :
Liberty.
Umar, Husein. 1998. Riset Akuntansi. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka
Utama.
Widjaja Tunggal, Amin. 2002. Akuntansi Perusahaan Kecil & Menengah.
Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Wirartha, I Made 2006. Metodologi Penelitian Sosial Ekonomi,
Yogyakarta : Andi
