SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA
PT. ASURANSI BUMI ASIH JAYA
PT. ASURANSI BUMI ASIH JAYA
ABSTRAK
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya cenderung kurang baik, yang terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu seringpula terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan evaluasi sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Hasil penelitian di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, yaitu : Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang meliputi fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas dapat dikatakan baik dan prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan industri asuransi di Indonesia dewasa ini sangat pesat. Bukan hanya pemain-pemain lama yang turut meramaikan bisnis beresiko ini, melainkan pemain-pemain baru pun mulai banyak bermunculan mendampingi perkembangan industri perbankan dan multifinance yang saat ini kerapkali memacu adrenalin pergerakan ekonomi di Indonesia. Namun meskipun demikian, hanya perusahaan asuransi yang berkinerja baik yang dapat bertahan dan tetap eksis dalam industri perasuransian di Indonesia.
Dewasa ini peranan akuntansi sebagai alat pembantu dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi dan keuangan semakin disadari oleh para usahawan. Peranan akuntansi dalam membantu melancarkan tugas manajemen sangat menonjol, khususnya dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengawasan. Itulah sebabnya akuntansi semakin banyak dipelajari oleh para usahawan dan diajarkan mulai dari sekolah menengah hingga perguruan tinggi. Memang tidak dapat disangkal bahwa sebagian besar informasi yang diperlukan para manajer perusahaan adalah berasal dari data akuntansi. Oleh karena itu manajer moderen dituntut untuk memiliki kemampuan menganalisa dan menggunakan data akuntansi.
Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi tentang perusahaannya, antara lain ia perlu mengetahui berapa nilai perusahaannya, dan berapa laba atau ruginya. Kedua informasi itu berguna untuk mengetahui besar modal yang tertanam dalam perusahaan, mengetahui maju mundurnya perusahaan, dasar perhitungan pajak, menjelaskan keadaan perusahaan sewaktu-waktu memerlukan kredit dari bank atau pihak lain, dasar untuk menentukan kebijakan yang akan ditempuh, dan menarik para peminat saham jika perusahaannya berbentuk perseroan terbatas.
Sistem informasi akuntansi menyajikan informasi mengenai teknik, metode dan prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi dalam rangka memperoleh pengendalian intern yang baik, pengendalian intern ini merupakan suatu sistem pengendalian yang diperoleh dengan adanya struktur organisasi yang memungkinkan adanya pembagian tugas dan sumber daya manusia yang cakap dan praktek-praktek yang sehat.
Kas merupakan uang tunai atau aktiva yang paling likuid dalam sistem akuntansi, sehingga pos kas ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari seluruh aktiva yang ada. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening di bank.
Dalam sistem akuntansi pengelolaan kas memegang peranan penting bagi perusahaan yang diawali dari penerimaan kas, pengeluaran kas, hingga penyusunan laporan keuangan. Pengelolaan kas dianggap penting karena kesalahan yang terjadi pada pengelolaan kas dapat berdampak pada tingkat likuiditas perusahaan, di mana kas tersebut merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid.
Sama halnya dengan perusahaan-perusahaan pada umumnya, pada perusahaan asuransi pengelolaan kas akan banyak mempengaruhi kinerja perusahaan, terutama apabila pengelolaannya kurang tepat maka akan menimbulkan gejolak likuiditas yang mampu merobohkan perusahaan. Demikian pula dengan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, meskipun keberadaannya hanya bersifat kantor pemasaran, namun dalam banyak hal efisiensi perusahaan banyak tergantung pada pengelolaan kasnya. Agar dapat beratribut baik, maka PT. Asuransi Bumi Asih Jaya juga harus mengedepankan faktor likuiditas dengan memperhatikan pengelolaan kas secara baik pula.
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya cenderung kurang baik, yang terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu seringpula terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan evaluasi sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di muka, maka dapat dirumuskan pokok masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini, yaitu : “Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya ?”.
1.3 Tujuan Penulisan
Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).
Menurut Krismiaji (2002:1) sistem adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan-tujuan tertentu.
Dari serangkaian uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang dikoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi
Pengertian akuntansi menurut Glos dalam Swastha (1997:314) adalah pencatatan, penggolongan, dan peringkasan bisnis, serta penginterpretasian informasi yang telah disusun.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan, kecuali pesaing. Dengan jenis kegiatan yang demikian, akhirnya dapat diketahui beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu melaksanakan tugas yang diperlukan, berpegang pada prosedur standar, menangani data yang rinci, berfokus pada data masa lampau, dan menyediakan informasi pemecah masalah yang minimal (Umar, 1998:9).
Kedudukan kas di dalam sistem akuntansi yaitu sebagai uang tunai yang paling likuid, sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aktiva. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Oleh karena kas ini merupakan aktiva yang paling likuid, maka kas bersama-sama aktiva lancar lainnya dijadikan sebagai indikator tingkat likuiditas perusahaan.
2.2 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang
Dalam perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan. Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan. Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan dengan penerimaan kas dari piutang.
Berdasarkan sistem akuntansi yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : melalui penagih perusahaan dan melalui pos
2.2.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:487) antara lain:
1. Fungsi sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan.
2. Fungsi penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
2.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488) adalah :
1. Surat pemberitahuan
2. Daftar surat pemberitahuan
3. Bukti setor bank
4. Kuitansi
2.2.3 Unsur Pengendalian Intern
Yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:490) antara lain :
1. Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
b. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktik yang Sehat
a. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit insurance).
2.2.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
1. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut :
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Bagian penagihan menerima kas dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.
d. Bagian penagihan menyerahkan kas kepada bagian kasa.
e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
a. Bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi kredit terjadi.
b. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
c. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmittance advice) dari debitur.
d. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
III. METODOLOGI
Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian keuangan da akuntansi. Selain itu melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur penerimaan kas.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan.
Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi penerimaan kas.
IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan. Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan. Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan dengan penerimaan kas dari piutang.
4.1 Fungsi yang Terkait Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari antara lain fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Fungsi Sekretariat (Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat)
Fungsi sekretariat di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya dilaksanakan oleh Divisi Keuangan/Investasi
2. Fungsi Penagihan (Divisi TI dan Penagihan)
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya di samping melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya fungsi pemeriksa intern berada di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi
4.2 Dokumen yang Digunakan dan Catatan Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain :
1. Daftar Persetujuan Penerbitan Polis
2. Dokumen Penagihan/Debit Penagihan
3. Kuitansi/Bukti Penerimaan
4. Bukti Setor Bank
5. Daftar Cetakan Kuitansi Premi
Adapun catatan-catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penerimaan kas yang terjadi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain yaitu : Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur.
4.3 Prosedur Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Secara umum ada dua prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yaitu secara langsung (melalui kasir/bank) dan sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank)
Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank) dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Berdasarkan Daftar Persetujuan Penerbitan Polis, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melalui :
1) Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Bukti penerimaan kas diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
b. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan.
c. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dicatat dalam neraca lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan
Sistem penerimaan kas dari piutang premi melalui penagihan dijelaskan sebagai berikut :
a. Bagian piutang (Bagian Akuntansi pada Divisi Internal Audit/Akuntansi) PT. Asuransi Bumi Asih Jaya memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. Di samping melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan atau melalui pos, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih
b. Bagian penagihan mengirimkan dokumen penagihan melalui karyawan penagih atau melalui pos, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Berdasarkan Dokumen Penagihan/Debit Penagihan, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melalui :
1) Langsung Melalui Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan yang dibuat oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas dari piutang melalui penagihan yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas dari piutang melalui penagihan ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
d. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan dicatat dalam neraca lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya berikut ini flowchartnya :
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya cenderung kurang baik, yang terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu seringpula terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan evaluasi sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Hasil penelitian di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, yaitu : Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang meliputi fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas dapat dikatakan baik dan prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan industri asuransi di Indonesia dewasa ini sangat pesat. Bukan hanya pemain-pemain lama yang turut meramaikan bisnis beresiko ini, melainkan pemain-pemain baru pun mulai banyak bermunculan mendampingi perkembangan industri perbankan dan multifinance yang saat ini kerapkali memacu adrenalin pergerakan ekonomi di Indonesia. Namun meskipun demikian, hanya perusahaan asuransi yang berkinerja baik yang dapat bertahan dan tetap eksis dalam industri perasuransian di Indonesia.
Dewasa ini peranan akuntansi sebagai alat pembantu dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi dan keuangan semakin disadari oleh para usahawan. Peranan akuntansi dalam membantu melancarkan tugas manajemen sangat menonjol, khususnya dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengawasan. Itulah sebabnya akuntansi semakin banyak dipelajari oleh para usahawan dan diajarkan mulai dari sekolah menengah hingga perguruan tinggi. Memang tidak dapat disangkal bahwa sebagian besar informasi yang diperlukan para manajer perusahaan adalah berasal dari data akuntansi. Oleh karena itu manajer moderen dituntut untuk memiliki kemampuan menganalisa dan menggunakan data akuntansi.
Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi tentang perusahaannya, antara lain ia perlu mengetahui berapa nilai perusahaannya, dan berapa laba atau ruginya. Kedua informasi itu berguna untuk mengetahui besar modal yang tertanam dalam perusahaan, mengetahui maju mundurnya perusahaan, dasar perhitungan pajak, menjelaskan keadaan perusahaan sewaktu-waktu memerlukan kredit dari bank atau pihak lain, dasar untuk menentukan kebijakan yang akan ditempuh, dan menarik para peminat saham jika perusahaannya berbentuk perseroan terbatas.
Sistem informasi akuntansi menyajikan informasi mengenai teknik, metode dan prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi dalam rangka memperoleh pengendalian intern yang baik, pengendalian intern ini merupakan suatu sistem pengendalian yang diperoleh dengan adanya struktur organisasi yang memungkinkan adanya pembagian tugas dan sumber daya manusia yang cakap dan praktek-praktek yang sehat.
Kas merupakan uang tunai atau aktiva yang paling likuid dalam sistem akuntansi, sehingga pos kas ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari seluruh aktiva yang ada. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening di bank.
Dalam sistem akuntansi pengelolaan kas memegang peranan penting bagi perusahaan yang diawali dari penerimaan kas, pengeluaran kas, hingga penyusunan laporan keuangan. Pengelolaan kas dianggap penting karena kesalahan yang terjadi pada pengelolaan kas dapat berdampak pada tingkat likuiditas perusahaan, di mana kas tersebut merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid.
Sama halnya dengan perusahaan-perusahaan pada umumnya, pada perusahaan asuransi pengelolaan kas akan banyak mempengaruhi kinerja perusahaan, terutama apabila pengelolaannya kurang tepat maka akan menimbulkan gejolak likuiditas yang mampu merobohkan perusahaan. Demikian pula dengan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, meskipun keberadaannya hanya bersifat kantor pemasaran, namun dalam banyak hal efisiensi perusahaan banyak tergantung pada pengelolaan kasnya. Agar dapat beratribut baik, maka PT. Asuransi Bumi Asih Jaya juga harus mengedepankan faktor likuiditas dengan memperhatikan pengelolaan kas secara baik pula.
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya cenderung kurang baik, yang terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu seringpula terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan evaluasi sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di muka, maka dapat dirumuskan pokok masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini, yaitu : “Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya ?”.
1.3 Tujuan Penulisan
Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).
Menurut Krismiaji (2002:1) sistem adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan-tujuan tertentu.
Dari serangkaian uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang dikoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi
Pengertian akuntansi menurut Glos dalam Swastha (1997:314) adalah pencatatan, penggolongan, dan peringkasan bisnis, serta penginterpretasian informasi yang telah disusun.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan, kecuali pesaing. Dengan jenis kegiatan yang demikian, akhirnya dapat diketahui beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu melaksanakan tugas yang diperlukan, berpegang pada prosedur standar, menangani data yang rinci, berfokus pada data masa lampau, dan menyediakan informasi pemecah masalah yang minimal (Umar, 1998:9).
Kedudukan kas di dalam sistem akuntansi yaitu sebagai uang tunai yang paling likuid, sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aktiva. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Oleh karena kas ini merupakan aktiva yang paling likuid, maka kas bersama-sama aktiva lancar lainnya dijadikan sebagai indikator tingkat likuiditas perusahaan.
2.2 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang
Dalam perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan. Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan. Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan dengan penerimaan kas dari piutang.
Berdasarkan sistem akuntansi yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : melalui penagih perusahaan dan melalui pos
2.2.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:487) antara lain:
1. Fungsi sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan.
2. Fungsi penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
2.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488) adalah :
1. Surat pemberitahuan
2. Daftar surat pemberitahuan
3. Bukti setor bank
4. Kuitansi
2.2.3 Unsur Pengendalian Intern
Yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:490) antara lain :
1. Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
b. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktik yang Sehat
a. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit insurance).
2.2.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
1. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut :
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Bagian penagihan menerima kas dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.
d. Bagian penagihan menyerahkan kas kepada bagian kasa.
e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
a. Bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi kredit terjadi.
b. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
c. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmittance advice) dari debitur.
d. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
III. METODOLOGI
Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian keuangan da akuntansi. Selain itu melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur penerimaan kas.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan.
Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi penerimaan kas.
IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan. Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan. Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan dengan penerimaan kas dari piutang.
4.1 Fungsi yang Terkait Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari antara lain fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Fungsi Sekretariat (Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat)
Fungsi sekretariat di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya dilaksanakan oleh Divisi Keuangan/Investasi
2. Fungsi Penagihan (Divisi TI dan Penagihan)
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya di samping melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya fungsi pemeriksa intern berada di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi
4.2 Dokumen yang Digunakan dan Catatan Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain :
1. Daftar Persetujuan Penerbitan Polis
2. Dokumen Penagihan/Debit Penagihan
3. Kuitansi/Bukti Penerimaan
4. Bukti Setor Bank
5. Daftar Cetakan Kuitansi Premi
Adapun catatan-catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penerimaan kas yang terjadi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain yaitu : Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur.
4.3 Prosedur Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Secara umum ada dua prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yaitu secara langsung (melalui kasir/bank) dan sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank)
Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank) dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Berdasarkan Daftar Persetujuan Penerbitan Polis, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melalui :
1) Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Bukti penerimaan kas diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
b. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan.
c. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dicatat dalam neraca lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan
Sistem penerimaan kas dari piutang premi melalui penagihan dijelaskan sebagai berikut :
a. Bagian piutang (Bagian Akuntansi pada Divisi Internal Audit/Akuntansi) PT. Asuransi Bumi Asih Jaya memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. Di samping melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan atau melalui pos, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih
b. Bagian penagihan mengirimkan dokumen penagihan melalui karyawan penagih atau melalui pos, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Berdasarkan Dokumen Penagihan/Debit Penagihan, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melalui :
1) Langsung Melalui Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan yang dibuat oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas dari piutang melalui penagihan yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas dari piutang melalui penagihan ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
d. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan dicatat dalam neraca lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya.
Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya berikut ini flowchartnya :
4.4 Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya
Adapun yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain yaitu :
1. Pengorganisasian
Sebagai unsur pengendalian intern perusahaan, secara umum fungsi akuntansi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya terpisah secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan.
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan. Sedangkan fungsi Kas bertanggung jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Dengan terpisahnya organisasi fungsi akuntansi secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan akan mempersulit ruang gerak karyawan untuk memanipulasi data karena akan melibatkan banyak pihak. Dengan demikian maka pengendalian intern secara organisasional dapat dikatakan efektif untuk mencegah penyimpangan dan manipulasi data keuangan. Namun demikian terpisahnya organisasi fungsi tersebut justru akan mengurangi efisiensi, meskipun hal ini jauh akan lebih efisien daripada terjadi penyimpangan dan manipulasi data keuangan yang dapat merugikan perusahaan
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dalam hal unsur pengendalian intern perusahaan berupa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, fungsi penagihan melakukan penagihan premi hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dengan kondisi yang demikian maka otorisasi penagihan dari fungsi penagihan akan ada karena adanya otorisasi fungsi akuntansi. Fungsi penagihan tidak dapat menyelewengkan sejumlah dana dari hasil penagihan karena harus mempertanggungjawabkannya pada fungsi akuntansi. Demikian pula sebaliknya fungsi akuntansi tidak dapat melakukan penagihan tanpa fungsi penagihan.Penyelewengan mungkin akan muncul apabila ada kerjasama antara fungsi akuntansi dan fungsi penagihan. Kondisi ini harus segera dicermati secara lebih seksama dengan melibatkan pihak lain dalam pemeriksaan dan pengawasan yang memiliki otorisasi yang kuat.
3. Praktik yang Sehat
Dari hasil observasi mengenai praktik akuntansi penerimaan kas terlihat bahwa hasil penghitungan kas dicatat pada Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan Bagian Kasir pada suatu saat terdiri setoran dalam perjalanan (deposit in transit). Secara periodik fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu dokumen yang disebut berita acara penghitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Para penagih dan kasir juga diasuransikan. Manusia seringkali tergoda oleh situasi yang melingkupinya pada suatu saat tertentu. Untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Bagian Kasir dan penagih, karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul.
Kas dalam perjalanan juga diasuransikan keberadaannya. Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada di tangan Bagian Kasir, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe. Dengan dilaksanakannya praktik akuntansi yang sehat tersebut, maka akan mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan, di mana pada intinya perusahaan tidak akan dirugikan karena adanya penyelewengan yang dilakukan karyawan.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5 Kesimpulan
Beberapa simpulan yang dapat dikemukakan dari serangkaian hasil penelitian di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, yaitu :
- Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang meliputi fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas dapat dikatakan baik. Pembenahan perlu dilakukan pada dokumen yang digunakan yang terlalu sederhana dan mudah untuk dipalsukan oleh karyawan.
- Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistyo. 2006. Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Sastra.
Hadi, Sutrisno. 2004. Metodologi Research. Jilid 2. Yogyakarta : Andi Offset.
Hasan, Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya, Jakarta : Ghalia Indonesia.
Lumbantoruan, Sophar. 1999. Akuntansi Pajak. Edisi Revisi. Jakarta : Penerbit PT. Grasindo.
Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya. Edisi 5. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.
Supriyono. 1999. Akuntansi Biaya. Yogyakarta : BPFE.
Swastha, Basu, dkk. 1997. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta : Liberty.
Umar, Husein. 1998. Riset Akuntansi. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.
Widjaja Tunggal, Amin. 2002. Akuntansi Perusahaan Kecil & Menengah. Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Wirartha, I Made 2006. Metodologi Penelitian Sosial Ekonomi, Yogyakarta : Andi
Adapun yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya antara lain yaitu :
1. Pengorganisasian
Sebagai unsur pengendalian intern perusahaan, secara umum fungsi akuntansi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya terpisah secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan.
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan. Sedangkan fungsi Kas bertanggung jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Dengan terpisahnya organisasi fungsi akuntansi secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan akan mempersulit ruang gerak karyawan untuk memanipulasi data karena akan melibatkan banyak pihak. Dengan demikian maka pengendalian intern secara organisasional dapat dikatakan efektif untuk mencegah penyimpangan dan manipulasi data keuangan. Namun demikian terpisahnya organisasi fungsi tersebut justru akan mengurangi efisiensi, meskipun hal ini jauh akan lebih efisien daripada terjadi penyimpangan dan manipulasi data keuangan yang dapat merugikan perusahaan
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dalam hal unsur pengendalian intern perusahaan berupa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, fungsi penagihan melakukan penagihan premi hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dengan kondisi yang demikian maka otorisasi penagihan dari fungsi penagihan akan ada karena adanya otorisasi fungsi akuntansi. Fungsi penagihan tidak dapat menyelewengkan sejumlah dana dari hasil penagihan karena harus mempertanggungjawabkannya pada fungsi akuntansi. Demikian pula sebaliknya fungsi akuntansi tidak dapat melakukan penagihan tanpa fungsi penagihan.Penyelewengan mungkin akan muncul apabila ada kerjasama antara fungsi akuntansi dan fungsi penagihan. Kondisi ini harus segera dicermati secara lebih seksama dengan melibatkan pihak lain dalam pemeriksaan dan pengawasan yang memiliki otorisasi yang kuat.
3. Praktik yang Sehat
Dari hasil observasi mengenai praktik akuntansi penerimaan kas terlihat bahwa hasil penghitungan kas dicatat pada Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan Bagian Kasir pada suatu saat terdiri setoran dalam perjalanan (deposit in transit). Secara periodik fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu dokumen yang disebut berita acara penghitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Para penagih dan kasir juga diasuransikan. Manusia seringkali tergoda oleh situasi yang melingkupinya pada suatu saat tertentu. Untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Bagian Kasir dan penagih, karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul.
Kas dalam perjalanan juga diasuransikan keberadaannya. Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada di tangan Bagian Kasir, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe. Dengan dilaksanakannya praktik akuntansi yang sehat tersebut, maka akan mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan, di mana pada intinya perusahaan tidak akan dirugikan karena adanya penyelewengan yang dilakukan karyawan.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5 Kesimpulan
Beberapa simpulan yang dapat dikemukakan dari serangkaian hasil penelitian di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya, yaitu :
- Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya yang meliputi fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas dapat dikatakan baik. Pembenahan perlu dilakukan pada dokumen yang digunakan yang terlalu sederhana dan mudah untuk dipalsukan oleh karyawan.
- Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistyo. 2006. Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Sastra.
Hadi, Sutrisno. 2004. Metodologi Research. Jilid 2. Yogyakarta : Andi Offset.
Hasan, Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya, Jakarta : Ghalia Indonesia.
Lumbantoruan, Sophar. 1999. Akuntansi Pajak. Edisi Revisi. Jakarta : Penerbit PT. Grasindo.
Mulyadi. 2005. Akuntansi Biaya. Edisi 5. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.
Supriyono. 1999. Akuntansi Biaya. Yogyakarta : BPFE.
Swastha, Basu, dkk. 1997. Pengantar Bisnis Modern. Yogyakarta : Liberty.
Umar, Husein. 1998. Riset Akuntansi. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.
Widjaja Tunggal, Amin. 2002. Akuntansi Perusahaan Kecil & Menengah. Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Wirartha, I Made 2006. Metodologi Penelitian Sosial Ekonomi, Yogyakarta : Andi
No comments:
Post a Comment