41. ORGANISASI SEBAGAI SISTEM TERBUKA DAN POTENSI MASALAHNYA

A.      PENDAHULUAN 

Teori umum sistem awalnya dipelopori oleh ahli biologi Ludwig Von Bertalanffy yang menulis bahwa a system is characterized by interactions of its components and the nonlinearity of those interactions. Von Bertalanffy memperluas teori sistim termasuk sistim biologi (biological systems).  Von Bertalanffy dkk membentuk suatu perkumpulan untuk pengembangan teori sistim kemudian mempublikasikan General System Theory : Foundation, Development, and Applications yang menulis bahwa Systems theory is a transdisciplinary approach that abstracts and considers a system as a set of independent and interactions part.

Teori sistem memiliki dua konsep dasar yaitu: konsep subsistem yang melihat hubungan antar bagian sebagai hubungan sebab akibat. Konsep kedua memandang sebab jamak (multiple causation) sebagai hubungan yang saling berkaitan yakni tiap bagian merupakan kompleks (kumpulan) yang tiap faktornya saling berkaitan. (Owens; 1987). Sistem adalah suatu kebulatan keseluruhan yang kompleks atau terorganisir; suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh. (Tatang M. Amirin, 1992:10)

Organisasi adalah sekelompok individu yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu sistem kerja yang mempunyai kejelasan dalam pembagian kerja atau peran. Organisasi memilki subsistem yang saling berhubungan dan membutuhkan untuk menguatkan organisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerja bersama dalam suatu divisi untuk mencapai tujuan bersama (Schermerhorn, dkk., 1997:9). Tujuan ini tidak saja untuk organisasi itu sendiri melainkan juga untuk kepentingan masyarakat.

B.     KLASIFIKASI SISTEM

Sebagai bagian yang sangat penting dalam mendukung suatu organisasi, maka sistem dapat dilihat dalam beberapa jenis, menurut Kambey (2010:39-41) antara lain:

1.    Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia.
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alamiah, dan tidak terpengaruh campur tangan manusia; seperti sistem tata surya.
Sistem buatan manusia (human mode system) adalah sistem yang dirancang dan diciptakan manusia, misalnya sistem tata organisasi.

2.    Sitem terbuka (open system) dan sitem tertutup (closed system)
Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya (interrelation) dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Sehingga terjadi memberi dan menerima informasi, energy, dan materi-materi dari lingkungannya.
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungannya, dan bekerja mengikuti pola yang tetap secara sebab akibat (suatu saat sistem inipun akan dipengaruhi oleh lingkungannya).

3.    Sistem sederhana (simple system) dan sistem kompleks (sophisticated system)
Pembagian sistem ini didasarkan pada tingkat kerumitannya

4.    Sistem deterministic (deterministic system) dan sistem probabilistic (probabilistic system). Sistem deterministic (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diramalkan secara tepat dan pasti. Sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak adapat diramal dengan tepat dan pasti karena mengandung unsur kemungkinan.

C. PENDEKATAN SISTEM

Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-sub sistem yang saling berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan, terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.

Model sistem sebagaimana digambarkan oleh Bertalanffy yang terkenal dengan General System Theory (GST). Karakteristik GTS adalah (1) input organisasi; biasanya diperoleh dari lingkungan, seperti bahan mentah, manusia, modal, dan informasi (2) proses transformasi; kegiatan dalam organisasi, seperti sistem produksi, pengendalian, administrasi (3) output;keluaran yang dihasilkan ke lingkungan, seperti produk, keuntungan, informasi (4) feedback; umpan balik. Sehingga setiap organisasi memiliki pendekatan-pendekatan dalam sistemnya yang meliputi penerapan konsep-konsep dan strategi yang cocok dari teori-teori sistem guna mempermudah pemahaman tentang organisasi dan praktik manajerialnya. Sehingga pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi dapat dijabarkan sebagai berikut:

1.    Sistem terbuka. Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berinteraksi dengan lingkungan. Sebaliknya sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungan. Semua organisasi merupakan sistem terbuka, meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda.

2.    Sub-sistem. Sub-sistem merupakan bagian dari sistem. Dalam sistem, sub-sub sistem saling mempengaruhi. Sehingga agar dapat mengendalikan sistem dengan seksama dan sinergis, maka sistem harus dilihat secara komprehensif, artinya sistem dapat terbangun bila sub-sub sistem berfungsi secara sempurna.

3.    Sinergi. Jika sub-sub sistem bekerjasama, maka hasil yang diperoleh akan lebih efektif dibandingkan bekerja secara sendiri-sendiri. Sinergi sering dikaitkan dengan merger dimana dua organisasi yang bersatu akan lebih efisien dibandingkan dengan jika dua organisasi berjalan sendiri-sendiri, terutama pada organisasi-organisasi yang mengelola produk.

4.    Batasan sistem. Batasan sistem membatasi sistem dengan lingkungannya. Dalam sistem yang terbuka, biasanya batas tersebut fleksibel, berbeda dengan sistem tertutup, batas tersebut kaku.

5.    Aliran. Input akan mengalir ke sistem, kemudian diproses oleh sistem, dan keluar sebagai output.

6.    Feedback. Feedback atau umpan balik merupakan elemen penting dalam pengendalian. Umpan balik informasi diberikan ke orang-orang yang tepat dalam organisasi, kemudian diproses lebih lanjut. Sehingga jika sesuatu melenceng dari rencana yang telah ditetapkan, maka perbaikan bisa segera dilakukan.

7.    Entropi. Entropi merupakan proses dimana sistem menuju ke kehancuran. Jika satu organisasi tidak mampu memproses feedback dengan baik dan tidak bisa menyesuaikan perubahan selera konsumen/ stakeholders, maka akan mengalami kebangkrutan dan mati. Aliran sistem percaya bahwa aliran sistem akan menyerap aliran lainnya, atau berkembang menjadi aliran yang dominan dengan definisi aliran yang jelas.

Secara sederhana suatu sistim dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Setiap unsur pembentuk suatu organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya pengambil keputusan dapat bertindak lebih efektif. Teori sistem melahirkan konsep-konsep :

1. Konsep futuristik, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernetika (cybernetics).  Konsep ini terutama berkaitan dengan upaya menerapkan berbagai disiplin ilmu, yaitu ilmu perilaku, fisika, biologi dan teknik. Konsep sibernetik dalam sektor perikanan dan kelautan dapat dilihat pada pembuatan peta tata ruang wilayah pesisir, di mana dalam proses pembuatannya melibatkan banyak disiplin ilmu seperti ahli tata ruang, ahli perikanan, ahli lingkungan, ahli oseanografi dan sebagainya.
2. Konsep sinergi, prinsipnya bahwa di dalam melakukan sesuatu outputsecara sistim akan lebih besar dibanding output secara sendiri-sendiri. Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah, tetapi saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek total yang lebih besar dari pada jumlah bagian secara individu dan terpisah.

      Kontribusi Bertalanffy terhadap teori sistem yang paling dikenal karena teori Open System. Para teori sistem tradisional berpendapat bahwa modelsistem tertutup berdasarkan pada ilmu pengetahuan klasik dan hukum kedua termodinamika yang tidak dapat dipertahankan. Bertalanffy menyatakan bahwa perumusan konvensional fisika pada prinsipnya, tidak bisa diterapkan pada organisme makhluk hidup. Sistem terbuka memiliki steady state.Sehingga diduga banyak karakteristik dari sistem kehidupan yang paradoks dalam pandangan hukum fisikamerupakan konsekuensi dari fakta ini.

D.  OPEN SYSTEM  

Bertalanffy (1968) mengandaikan paradigma sistem pada aspek ilmu kimia, biologi, dan matematika dimana suatu sistem akhirnya akan berada pada titik equilibrium seperti hal nya sebuah proses physiologi. Sistem di dalam sebuah organisme dikatakan sebagai sebuah sistem terbuka karena dipengaruhi oleh banyak faktor yang berada di luar organisme itu sendiri. Suatu sistem dikatakan terbuka menurut Ludwig Von Bertalanffy bila aktivitas didalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan tertutup bila aktivitas-aktivitas didalam sistem tersebut tidak dipengaruhi oleh perubahan yang terjadi dilingkungannya.

Dalam model Bertalanffy ini, teori yang ditetapkan prinsip-prinsip umum sistem terbuka dan keterbatasan model konvensional. Teori ini dianggap berasal dari aplikasi untuk biologi, teori informasi dansibernetika, akan tetapi secara potensial dapat diaplikasikan pada ilmu-ilmu yang lain. Sistem terbuka memiliki interaksi yang dinamis dengan lingkungannya baik transmisi dan menerima energi. Model dasar sistem terbuka adalah interaksi dinamis komponennya.

Sistem sederhana biasanya memiliki interaksi lingkungan terbatas dan fungsi fisik.
Entitas biologis, di sisi lain, yang dibangun dari bagian-bagian yang berbeda dan terpisah.
Bertalanffy (1969) menyatakan, "Alasan untuk dominasi segregasi dalam hidup alam
tampaknya segregasi itu ke dalam sistem parsial menunjukkan peningkatan kompleksitas dalam sistem". Segregasi progresif dapat menyebabkan mekanisasi progresif, yang menciptakan kurang dinamis umpan balik sistem dan kesulitan regulasi. Namun, peningkatan mekanisasi menyiratkan pengaturan tetap dan kondisi kendala yang dapat membuat sistem lebih efisien menyelesaikan tugas tertentu.Akibatnya, produk akhir dari
segregasi progresif dan mekanisasi progresif adalah peningkatan sistem kompleksitas sistem terbuka.

Sebuah sistem tertutup, sering fokus fisika konvensional dan pendekatan penelitian analitis, terisolasi dari lingkungannya. Dalam keadaan kesetimbangan, sistem tertutup tidak perlu energi untuk pelestarian nya, juga dapat energi diperoleh dari itu. 

E.     KARAKTERISTIK OPEN SYSTEM

Teori tentang open system relatif masih baru dan masih banyak pertanyaan-pertanyaan yang belum bias terpecahkan dengan teori ini. Pengembangan teori open system didasarkan pada dua sumber, pertama biofisik kehidupan suatu organism dan kedua perkembangan pada industrI kimia, dimana disamping adanya reaksi di dalam proses secara tertutup tetapi juga mempertimbangkan unsur efisiensi dan keuntungan lainnya. Thermodynamic theory disebut irreversible thermodynamic yang merupakan satu generalisasi teori dari physical theory.

Meskipun open system menunjukkan karakteristik yang luar biasa, tetapi pada beberapa kondisi tertentu berada pada posisi steady state. Kondisi ini berada pada jarak antara equilibrium dan kondisi yang sebenarnya.  Open system memiliki interaksi yang dinamis dengan lingkungannya baik transmisi dan menerima energi. Steady statemenujukkan karakteristik yang luar biasa dengan adanya kejelasan pada equifinality. Equifinality merupakan satu kondisi  yang dapat tercapai dengan berbagai potensi yang dimiliki. Istilah ini berbeda dengan tujuan, ketika menggambarkan satu sistem yang kompleks. Istilah ini juga berarti bahwa satu aquifinality dapat dicapai melalui banyak jalur yang berbeda, bahkan dengan kondisi awal yang berbeda. Dalam organisasi equifinality menyiratkan bagaimana organisasi dapat menciptakan keunggulan kompetitif yang sama berdasarkan kompetensi yang berbeda secara substansial.

Berdasarkan prinsip dari thermodynamic, open system dapat memelihara sistem tersebut dari kemungkinan yang tidak terduga dan organisasi. Open system yang lebih komplek sebenarnya terdapat pada kajian biologi yang dianalisa oleh Burton, Rashevsky, hearon, Raeiner, Denbight dan penulis lainnya. Agar dapat melakukan pekerjaan satu sistem tidak harus berada pada kondisi equilibrium namun cenderung untuk terus menerus mencapainya, agar dapat mencapai titik ini maka maka sistem harus dipertahankan dalam kondisi stabil. Oleh karena itu, karakter open system adalah kondisi yang sangat diperlukan untuk kapasitas kerja yang terus menerus dari organisme.

Gambar 1

Equifinality of Growth

Steady state ini banyak terdapat pada open system, sangat tergantung pada kondisi yang ada dan ditentukan oleh parameter sistem. Konsekuensi yang menarik pada kondisi ini adalah, pertama, komposisi sistem dalam kondisi steady state tetap konstan, meskipun rasio komponen tidak didasarkan pada keseimbangan kimia reaksi reversibel, tetapi reaksi yang terjadi dan, sebagian, irreversible.   Kedua, rasio steady state komponen bergantung hanya pada konstanta sistem, bukan pada kondisi lingkungan. Sedangkan kondisi yang tetap ini tergantung pada katalisator saat ini dan reaksi konstan. Pada open system akan terjadi fenomena overshoot dan false start ketika pada awalnya sistem berada pada titik yang berseberangan dengan steady state.

F.     OPEN SYSTEM DAN CYBERNETICS

Dasar dari model open system adalah adanya interaksi yang dinamis antar komponen. Dasar model cybernetic adalah adanya umpan balik, dimana dengan adanya informasi umpan balik maka nilai-nilai yang diinginkan dapat dijaga sehingga dapat mencapai tujuan. Teori cybernatic didasarkan padafeedback dan informasi. Kedua model ini dapat saling melengkapi meskipun masing-masing juga memiliki perbedaan dan keterbatasan. Model open systempada formulasi kinetic dan thermodynamic  tidak berbicara mengenai informasi. Sebaliknya sistem umpan balik adalah termodinamika dan kinetikal yang tertutup tanpa adanya metabolism. 

Cybernatic dapat diaplikasikan ketika sistem yang akan dianalisa terlibat dalam sebuah sinyal loop tertutup; yaitu, ketika aksi dari sistem menyebabkan beberapa perubahan pada lingkungannya dan perubahan itu memberikan umpan kepada sistem melalui informasi (umpan balik) yang menyebabkan sistem menyesuaikan diri dengan kondisi baru ini: perubahan sistem mempengaruhi perilakunya. Hubungan "lingkaran sebab-akibat" ini diperlukan dan cukup untuk perspektif cybernatic.

Contemporary cybernatic mulai sebagai studi interdisiplin yang menghubungkan bidang-bidang sistem kendali, teori sirkuit, teknik mesin, logika pemodelan, biologi evolusi, neurosains, antropologi, danpsikologi pada tahun 1940an.

G.    ORGANISASI SEBAGAI SISTEM TERBUKA

Ketika mempelajari perilaku organisasi seringkali kita menemukan istilah organisasi sebagai open system. Organisasi disini dipahami sebagai sekumpulan orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi bukankah entitas yang berdiri sendiri tetapi pasti ada lingkungan yang menjadi wahana organisasi tersebut hidup tumbuh dan berkembang. Karena organisasi membutuhkan lingkungan maka bisa dikatakan organisasi tersebut merupakan sistem yang terbuka. Untuk menghasilkan barang dan jasa organisasi mengambil sumber daya dari lingkungan eksternal dan mengkonversi atau mengubahnya menjadi barang dan jasa yang siap untuk diolah kembali atau dinikmati oleh end user yang dikirim kembali ke lingkungan tersebut, di mana mereka dibeli oleh pelanggan. Siklus tersebut terus menerus berlangsung sampai organisasi tersebut bubar.

Organisasi sebagai open system ini bisa diibaratkan seperti organisme yang hidup dalam media tertentu. Agar dapat bertahan hidup organisme ini perlu terus menerus berinteraksi dengan lingkungannya, mengambil makanan dari lingkungan, kemudian pengkonversikannya menjadi energi dan kemudian energi serta limbahnya dilepaskan kembali ke lingkungan. Bagan berikut ini menggambarkan bagaimana organisasi bekerja sebagai open system.

Bagan di atas  menjelaskan bahwa organisasi dilingkupi oleh lingkungan dimana organisasi mengambil sumberdaya yang berupa bahan mentah, uang dan kapital, serta SDM. Proses mengambil sumberdaya ini seringkali disebut sebaha tahapan mendapatkan input. Selanjutnya sumberdaya tesebut diubah menggunakan mesin, komputer, dan dikendalikan oleh keterampilan manusia untuk menambahkan nilai dari sumberdaya tersebut. Setelah tahapan konversi, maka kemudian masuk dalam tahapan output dimana sumberdaya tadi kemudian berubah bentuk menjadi barang dan jasa yang siap dilepaskan di lingkungan kembali melalui proses penjualan. Proses penjualan pada hakikatnya merupakan proses untuk mendapatkan input kembali untuk diproses menjadi barang dan jasa. semua itu bertujuan untuk menjamin kelaingsungan hidup dan pertumbuhan organisasi.

Konsep input-output sering disebut sebagai model linear, yaitu teori yang menjelaskan bagaimana sistem dapat dijelaskan dalam konteks dunia nyata. Suatu teori yang beranjak dari konsep umum ke khusus yang tampak logis, rasional dan teratur berupaya untuk mencari jawaban terhadap upaya menghubungkan nilai input dan nilai output sehingga menghasilkan efisiensi biaya.

Organisasi sebagai sistem yang menciptakan dan menjaga lingkungan didalamnya memuat interaksi manusia yang kompleks (baik antar individu maupun dalam kelompok). Organisasi dengan open system dapat digambarkan seperti fenomena nyala api lilin, sinar yang dipancarkannya akan memengaruhi kondisi lingkungan di sekelilingnya. Dalam sistem yang terbuka, organisasi dengan sistem yang lebih luas orang akan berinteraksi aktif dengan sistem eksternal yang terdapat pada lingkungannya. Misalnya organisasi sekolah, harus dipandang sebagai hubungan antara perilaku manusia dan konteksnya. Perilaku organisasi difokuskan pada sekolah sebagai suatu sistem.

Organisasi (sistem) berada dalam lingkungan (suprasistem) yang didalamnya memuat pula sub sistem (perangkat administrasi dalam organisasi). Batasan antar sub sistem dibuat dengan garis putus-putus yang berarti antar bagian dapat saling menembus (permeable). Antara subsistem yang terlibat dapat saling mempengaruhi lewat hubungan yang interaktif dan adaptif antar komponen. Masalah yang terjadi pada satu bagian dapat menjadi ancaman terhadap fungsi keseluruhan. (Owens; 1987).

Organisasi sebagai open system adalah organisasi yang berinteraksi dengan lingkungan dengan kata lain organisasi yang menerima sesuatu dari suatu sistem dan melepaskannya kepada sistem yang lain. Organisasi merupakan suatu open system karena selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Open system adalah “sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya”. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Lingkungan dapat dilakukan dengan dua arah yaitu organisasi dipenuhi perubahan dan sebaliknya lingkungan dipengaruhi oleh organisai. Adapun lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan mikro dan makro.

Open system akan mencapai suatu tingkat dinamika tertentu atau keseimbangan dinamis. Di sisi lain sistem ini masih mempunyai kemampuan yang berkelanjutan untuk melangsungkan kerja dan melakukan transformasi ke pihak lain. Sistem ini mempunyai proses putaran yang kontinu yang menyebabkan daya hidupnya berkelangsungan. Organisasi dipandang sebagai hal yang dinamis yang senantiasa berubah. Masukan yang berasal dari lingkungan, diterima oleh sesuatu organisasi. Kemudian organisasi tersebut memproses sebagai salah satu kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi. Hasil pemrosesan ini dikirim dan diterima oleh lingkungan baik berupa barang-barang atau jasa pelayanan. Hasil ini dirasakan oleh masyarakat sebagai unsur lingkungan dari organisasi tersebut. Lingkunganakan memberikan umpan balik kepada organisasi yang digunakan sebagai bahan masukan baru untuk diolah dan diproses didalam organisasi. Dengan cara demikian organisasi mencapai tingkat keseimbangan yang dinamis dengan lingkungannya. Karena ia dirangsang untuk mendapatkan potensi baru guna melanjutkan kelangsungan hidupnya.

Open system menekankan hubungan dan ketergantungan antara unsur-unsur oranisasi yang bersifat sosial dan teknologi. Organisasi dipertimbangkan sebagai serangkaian variabel yang saling berhubungan,dimana perubahan satu variabel akan menyebabkan berubahnya variabel lainnya. Sistem organisasi terbuka tidak hanya terbuka bagi lingkungannya saja, akan tetapi terbuka pula bagi dirinya sendiri. Open system menyesuaikan pada lingkungannya dengan cara melakukan perubahan-perubahan susunan dan proses dari  komponen-komponen di dalam organisasi itu sendiri.

Karakteristik dari open system ini menurut Burns dan Stalker (1994) merupakan kebalikan dari 12 butir karakteristik dari sistem tertutup.

1.      Tugas-tugas yang tidak rutin berlangsung dalam kondisi-kondisi yang tidak stabil.

2.      Pengetahuan spesialisasi menyebar pada tugas-tugas pada umumnya. Berbeda dengan sistem tertutup bahwa pemahaman dari spesialisasi tugas itu pengetahuan spesialisasinya dimiliki oleh masing-masing orang yang barang kali hanya bisa dipergunakam jika menguntungkan orang tersebut untuk mengatasi  berbagai tugas organisasi.

3.      Hasil (atau apa yang bisa dikerjakan) diutamakan

4.      Konflik di dalam organisasi diselesaikan dengan interaksi diantara teman sejawat.

5.      Pencairan pertanggungjawaban ditekankan. Dalam hal ini tugas-tugas yang bersifat formal dikesampingkan untuk melibatkan semua anggota didalam memecahkan persoalan-persoalan organisasi.

6.      Rasa pertanggungjawaban yang loyalitas seseorang adalah pada organisasi secara keseluruhan, tidak hanya pada subunit organisasi yang telah dibebankan kepada seseorang pejabat.

7.      Organisasi dipandang sebagai struktur network yang merembes (fluiding network structure) (dalam hal ini organisasi dilihat sebagaiamoeba).

8.      Pengetahuan atau informasi dapat berada dimana saja di dalam organisasi (misalnya, setiap orang mengetahui sesuatu yang bergayutan dengan organisasinya. Tidak semua orang termasuk kepala atau pimpinan dapat mengetahui semua hal).

9.      Interaksi di antara orang-orang di dalam organisasi cenderung bergerak secara horizontal, selancar geraknya interaksi vertikal.

10.  Gaya interaksi yang diarahkan untuk mencapai tujuan lebih berifat pemberian saran disbandingkan dengan pemberian instruksi, dan disifati dengan mitos setia kawan dengan mengesampingkan hubungan antara atasan-bawahan.

11.  Hasil tugas dan pelaksanaan kerja yang baik diutamakan, bukannya menekankan pada loyalitas dan kepatuhan pada seseorang atasan.

12.  Prestise ditentukan dari pihak luar (externalized) misalnya kedudukan atau status seseorang di dalam organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan professional dan reputasi seseorang.

Kelemahan Organisasi Terbuka

Organisasi dengan open system merupakan satu system yang sudah sangat baik karena menerima masukan tertentu, seperti bahan baku, informasi, tenaga kerja, dan peralatan. Di sisi lain organisasi juga menghasilkan produk yang dilepas, disalurkan dan diterima oleh sistem lain. Proses ini berlangsung terus menerus tanpa ada hentinya.

 Namun kelemahan pada organiasi open system yang perlu diwaspadai adalah jika organisasi gagal memperoleh masukan yang diperlukan dari sistem lain dan keluarannya tidak diserap atau ditolak sistem lain maka, organisasi lama-kelamaan akan hilang eksistensinya. Hal ini yang kemudian membuat suatu organisasi atau industri bubar atau bangkrut.

H.    SYSTEM THINKING

System thinking  telah begitu popular di kalangan masyarakat hal ini menimbulkan berbagai pendapat dari para pemikir (cendekiawan) mengenai pemikiran sistem. Sifat-sifat system thinking  berhubungan dengan tiga persoalan filsafat, yaitu apa dan berapa banyak yang ingin diketahui, serta seberapakah nilainya pengetahuan bagi umat manusia. Inti utama dari System thinking  merupakan pewujudan dasar dari pemikiran sistem sebagai konsep teori sistem umum yaitu sebagai teori sistem terbuka. Konsep ini telah banyak digunakan secara luas dan telah di aplikasikan ke bidang-bidang pokok persoalan yang beraneka ragam karena dapat dilihat persoalan dari sudut pandang pemikiran sistem dan persoalan subyek sebagai sistem terbuka. Berkaitan dengan system thinking ada beberapa hal yang perlu kita ketahui.

1.      Aspek Ontologi dari system thinking

Menurut Quine masalah ontology dapat diungkapkan menjadi tiga kata What is there? Untuk menjawab pertanyaan yang mendasar mengenai masalah ontology ini seorang ahli mengatakan jawaban dari pertanyaan Quine adalah sebuah sistem. Hal ini menunjukkan bahwa setiap eksistensi tidak dapat berdiri sendiri tetapi berhubungan secara teratur. Selanjutnya ahli teori sistem mempunyai pandangan dan penilaian bahwa tiap eksistensi memiliki tatanan yang beraturan dan ketidakacakan. Sejumlah pertanyaan seputar aspek ontology pada akhirnya menjawab secara keseluruhan apa yang ingin diketahui adalah sifat wujud yang ada dengan cara teratur melalui pembentukan sistem.

2.      Aspek Epistemologi system thinking

Platform epistemologis pemikiran sistem juga melandaskan pada premis tentang holisme. Pada tataran ini menyatakan bahwa metode penelitian harus didasarkan pada keberadaan seluruh obyek yang diteliti dan bukan di dasarkan pada pendekatan analitik maupun atomistik.

3.      Aspek Aksiologi system thinking

Para pakar teori sistem melihat dunia dalam bentuk pemikiran. Jadi para pakar teori sistem mengatakan bahwa harus dilakukan usaha untuk menempatkan dunia pada kondisi yang teratur. C.P. Snow  menegaskan bahwa masyarakat barat telah menjadi sangat terpecah ini merupakan polarisasi kedalam ilmu pengetahuan dan kemanusiaan. Sedangkan menurut Boulding secara keseluruhan dunia empiris akan lebih menarik ketika dalam keteraturan. Dalam kasus ini pakar teori sistem sangat diperlukan dalam merencanakan usaha untuk menempatkan dunia dalam keteraturan. Secara sederhana hal ini menegaskan pakar teori sistem menaruh perhatian terhadap perencanaan masa depan dengan merancang kembali sistem yang ada kedalam suatu yang lebih kohern secara totalitas untuk kebutuhan manusia.

4.      Logika Metafisika system thinking

Ciri dasar yang membedakan system thinking dari pemikiran kontemporer adalah logika metafisika. Hollisme, yang melengkapi dasar ontology dan epistemology menghasilkan sistem logika sebagai dasar metafisika. Dari pandangan ini system thinking dapat dipahami sebagai meta science titik kedudukan yang di benarkan oleh pendukung system thinking. Pada permulaan abad sembilan belas karya Auguste Comtesampai pada pemikir kontemporer seperti Karl Poper , Arthur Eddington dan James Jean mereka mengusulkan ide metafisika untuk mengikuti tempat pengesahan dalam penyelidikan ilmiah. Kenyataan menunjukkan bahwa ilmu pengetahuan memainkan dua peran penting yang berbeda pada satu sisi sebagai metafisika dan di sisi lain sebagai pengertian umum terdidik. Dasar metafisika pemikiran sistem adalah sistem logis.

Sejarah system thinking

System thinking memiliki sejarah panjang yang berhubungan dari Khaldun sampai Whitehead. Sejarah pemikiran sistem modern menganut pada Teori Sistem Umum dan Sistem Penelitian Umum. Konsep Teori Sistem Umum diperkenalkan oleh Ludwig von Bertalanffy  tahun 1937. Selanjutnyakonsep Teori Sistem Umum ini menjadi panduan gerakan pemikir sistem modern. Perkembangan selanjutnya pada tahun 1948 Nobert Wienermemperkenalkan teori sibenatika yang menjelaskan tentang perilaku yang memiliki tujuan dan adaptasi yang memberikan kontribusi signifikan terhadap perkembangan studi sistem. dengan pendekatan sistem yang ada. Selanjutnya pada tahun 1954 Penelitian Sistem Umum (General System Research)dilembagakan.

Logika sistem telah diterapkan pada berbgai bidang mulai dari ekonomi, pemasaran, sosiologi, psikologi, pendidikan. Pergerakan sistem dikategorikan menjadi dua arah, yang pertama adalah penelitian lanjutan tentang sifat sistem dalam istilah ilmiahnya disebut Penelitian Sistem Umum. Tujuan utama dari Penelitian Sitem Umum adalah sebagai berikut :

1. Menyelidiki konsepisomorf, hukum dan model dalam berbagai bidang dan membantu transfer yang bermanfaat dari satu bidang ke bidang lainnya.
2. Mendorong pengembangan model teoritis yang memadai dalam bidang-bidang yang kekurangan model teoritis tersebut.
3. Meminimalisir duplikasi usaha teoritis pada bidang-bidang yang berbeda.
4. Mempromosikan kesatuan ilmu pengetahuan melalui perbaikan komunikasi di antara spesialis.

System thinking di dalam Organisasi

Organisasi pada dasarnya terdiri atas unit yang harus bekerja sama untuk menghasilkan kinerja yang optimal. Kesuksesan suatu organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk melakukan pekerjaan secara sinergis yang akan dimiliki jika  semua anggota unit saling memahami pekerjaan unit lain dan memahami juga dampak dari kinerja unit tempat dia bekerja pada unit lainnya. Seringkali dalam organisasi orang hanya memahami apa yang dikerjakan dan tidak memahami dampak dari pekerjaannya dia pada unit lainnya. Selain itu seringkali timbul fanatisme seakan-akan hanya unitnya sendiri yang penting perannya dalam organisasi dan unit lainnya tidak berperan sama sekali. Fenomena ini disebut dengan ego-sektoral. Kerugian akan sangat sering terjadi akibat ketidakmampuan untuk bersinergi satu dengan lainnya, pemborosan biaya, tenaga dan waktu.

Tidak adanya pemikiran sistemik ini akan membuat anggota tidak memahami konteks keseluruhan dari organisasi. Kini semakin banyak organisasi yang mengandalkan pada struktur tanpa batas (boundaryless organization). Sementara pada organisasi yang masih menggunakan struktur organisasi berbasis fungsi, kini fungsi-fungsi yang terkait dengan proses yang sama dibuat saling melintas batas fungsi; organisasi yang demikian disebut organisasi lintas fungsi atau cross-functional organization. Organisasi-organisasi yang demikian ini akan membuat proses pembelajaran lebih cepat karena masing-masing orang dari fungsi yang berbeda akan berbagi pengetahuan dan pengalamannya dan akan mempercepat proses pembelajaran individu (individual learning) di dalam organisasi terkait.

I.       PENDIDIKAN SEBAGAI SISTEM

Pendidikan sebagai sebuah sistem terdiri dari sejumlah komponen. Komponen tersebut antara lain: raw input (sistem baru), output (tamatan),instrumental input (guru, kurikulum), environmental input (budaya, kependudukan, politik dan keamanan). Sistem pendidikan juga dapat dilihat dalam ruang lingkup makro. Sebagai subsistem, bidang ekonomi, pendidikan,dan politik masing-masing-masing sebagai sistem. Pendidikan formal, nonformal, dan informal merupakan subsistem dari  bidang pendidikan sebagai sistem dan seterusnya.

 Analisis sitem pendidikan

Penggunaan analisis sistem dalam pendidikan dimaksudkan untuk memaksimalkan pencapaian tujuan pendidikan dengan cara yang efesien dan efektif. Prinsip utama dari penggunaan analisis sistem ialah: bahwa kita dipersyaratkan untuk berpikir secra sistmatik, artinya harus memperhitungkan segenap komponen yang terlibat dalam masalah pendidikan yang akan dipecahkan. Komponen-komponen yang baik menunjang terbentuknya suatu sistem yang baik. Tetapi komponen yang baik saja belum menjamin tercapainya tujuan sistem secara optimal, manakala komponen tersebut tidak berhubungan secara fungsional dengan komponen lain.

Pada ruang lingkup besar terlihat pula sistem yang satu saling berhubungan dengan sistem yang lain. Hal ini wajar, oleh karena pada dasarnya setiap sistem itu hanya merupakan satu aspek dari kehidupan. Sedangkan segenap segi kehidupan itu kita butuhkan, sehingga semuanya memerlukan pembinaan dan pengembangan.

Organisasi pendidikan merupakan sistem terbuka punya konsekuensi perilaku tambahan. Sekolah sebagai contoh adalah subjek dari dua kekuatan eksternal yang secara alami menentukan pengaturan internal sekolah. Standar profesional dan harapan yang ditujukan pada guru lewat training, asosiasi akrediting, permintaan dari kolega, kaitan antara pendidikan dan industri, aturan tahunan adalah sedikit dari pengaruh profesional yang berasal dari luar dan pengaruh perilaku yang ada di sekolah.

Kekuatan pengaruh yang kedua berasal dari pengaruh sosiokultural yang lebih luas yang pengaruhi norma yang berlaku di sekolah. Hal ini bersumber dari perbedaan yang ada pada standar tradisi komunitas, hukum, peraturan yang berlaku dan juga budaya barat secara luas. Penerapan sistem tertutup ke dalam objek pendidikan berbentuk penyelenggaraan sistem kegiatan pendidikan menurut koridor pengajaran. Sedangkan sistem terbuka cenderung menurut koridor pembimbingan dan pengasuhan.

Sasaran sistem pengajaran, khusus dikembangkan di pendidikan sekolah, adalah sesuatu yang bersifat konkret positif, yaitu berupa ‘keterampilan’. Terampil membaca, menulis, dan berhitung. Materi pendidikan dalam jenis mata pelajaran dipolakan dalam bentuk ‘textbook’, yakni buku pelajaran yang disusun menurut pola tertentu (Satuan Acara Pengajaran).Sementara pembimbingan dan pengasuhan menunjuk pada ‘output’ atau hasil dari seluruh rangkaian penyelenggaraan pendidikan menurut objek forma, metode, dan sistem seperti tersebut di atas. Hasilnya berupa ‘kecerdasan intelektual’, yaitu kemampuan berkreasi untuk mencipta segala perubahan yang berguna bagi kelangsungan dan perkembangan kehidupan sehari-hari.

J.      SIMPULAN

Setelah menyimak pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa :

1.      Sistem merupakan gabungan sub-sub sistem yang saling berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan, terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.

2.      Open system adalah suatu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan. Sebaliknya sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungan. Semua organisasi merupakan sistem terbuka, meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda.

3.      Organisasi sebagai open system adalah organisasi yang berinteraksi dengan lingkungan atau menerima sesuatu dari suatu sistem dan melepaskannya kepada sistem yang lain.

4.      System thinking  memperoleh popularitas yang sangat besar dan penerimaan yang luas. Namun penggunaannya bisa jadi sangat menyesatkan jika tidak mengetahui hakikat dasar prinsip-prinsipnya.Prinsip dasar pemikiran sistem adalah logika sistem yang akan lebih berguna jika digabungkan dengan usaha untuk menganalisa keadaan melalui penelitian.

5.      Pendidikan sebagai sebuah sistem terdiri dari sejumlah komponen beruparaw input output, instrumental input, environmental input.  Sebagai subsistem, bidang ekonomi, pendidikan,dan politik masing-masing-masing sebagai sistem. Pendidikan formal, nonformal, dan informal merupakan subsistem dari  bidang pendidikan sebagai sistem

DAFTAR PUSTAKA

Bertalanffy LV, 1968,   General System Theory, Foundation, Development, Aplication, Revised Edition, George Braziller, New York

Hersey, Paul dan Kenneth H. Blancard (1995), Manajemen Perilaku Organisasi:Pendayagunaan Sumber Daya Manusia, Penerj. Agus Dharma, Edisi 4, Jakarta: Erlangga.

Kambey, D.C (2006), Landasan Teori Administrasi/Manajemen (sebuah intisari),Manado: Yayasan Tri Ganesha Nusantara.

Kartono, Kartini, (2008), Pemimpin dan Kepemimpinan, Apakah Kepemimpinan Abnormal Itu?, Cet. XII, Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Owens, Robert G., (1987), Organizational Behavior in Education, Third Edition New Jersey: Prentice-Hall Inc.

Rivai, Veithzal (2004), Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi, Edisi Kedua(Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

Tom Autor Burns and G. M Autor Stalker (1994),   The Management of Innovation,Oxford University Press.

Thoha, Miftah. 2008. Ilmu Administrasi Publik Kontemporer. Jakarta: Kencana Prenada

Thoha, Miftah, (2008), Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

                        

Wexley, Kenneth N., dan Yukl Gary A, (2003) Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia, Cet. II, Penerj. Muh. Shobaruddin, Jakarta: Rineka Cipta,

http://managementhelp.org/misc/orgs-open-systems

Sumber: http://teknikkepemimpinan.blogspot.com/2013/04/organisasi-sebagai-sistem-terbuka-dan.html