28. organisasi dan metode Organisasi Birokrasi

Organisasi Birokrasi ( bureaucratic organization),adalah sebuah pendekatan sistematis yang dikembangkan di Eropa yang memandang organisasi sebagai suatu keseluruhan  sebuah subbidang dalam prespektif klasik. Max Weber (1864-1920), seorang ahli teori dari jerman, memperkenalkan hamper semua konsep dari organisasi birokrasi.

Selama akhir tahun 1800-an, banyak organisasi eropa dikelolah dengan dasar “personal”, seperti usaha keluarga. Para karyawan cenderung setia pada seorang individu dari pada terhadap organisasi atau misinya. Konsekuensi disfungsional dari prraktik manajemen ini adalah sumber-sumber daya lebih digunakan untuk mewujudkan keinginan individu dari pada tujuan organisasi. Dampaknya, para karyawan memiliki organisasi dan lebih menggunakan sumber-sumber daya untuk keuntungan mereka sendiri daripada melayani para pelanggan. Weber memimpikan organisasi yang akan dikelolah atas dasar yang rasional dan tidak bersifat pribadi. Bentuk organisas ini disebut Birokrasi.

Enam karakteristik dari birokrasi seperti yang dispesifikasikan oleh Weber

Elemen-elemen Birokrasi menurut Weber

1. Tenaga kerja dibagi dengan definisi yang jelas menurut wewenang dan tanggung jawab yang dilegitimasi sebagai tugas-tugas resmi
2. Posisi-posisi organisasi menurut sebuah hirarki wewenang, dan setiap posisi berada dibawah wewenang posisi yang lebih tinggi
3. Semua personel diseleksi dan dipromosikan berdasarkan kualifikasi teknis, yang dimulai berdasarkan pelatihan dan pengalaman
4. Tindakana-tindakan dan keputusan administrative dicatat secara tertulis, pencatanan memberikan ingatan dan kelangsungan hidup organisasi sejalan dengan waktu
5. Manajemen terpisah dari kepemilikan organisasi
6. Para manajer tergantung pada peraturan dan prosedur yang akan memastikan perilaku yang dapat dipercaya dan dapat diramalkan. Peraturan-peraturan tidak bersifat pribadi dan berlaku untuk semua karyawan

Weber percaya bahwa sebuah organisasi yang didasarkan atas wewenang rasional akan lebih efisien dan dapat beradaptasi dengan perubahan, karena kelangsungan lebih berhubungan dengan struktur dan posisi formal dari pada sesorang tertentu, yang mungkin akan pergi atau mati. Bagi Weber, rasionalitas dalam organisasi berarti seleksi karyawan dan promosi didasarkan pada kemampuan, dan bukan “ siapa yang Anda kenal “. Organsisasi bergantung pada peraturan dan catatan-catatan tertulis untuk kelangsungan hidupnya. Manajer tergantung bukan pada kepribadiannya untuk memberikan perintah dengan sukses, namun pada kekuasaan legal yang ditanam dalam posisi manajerial.

Konsep Tentang Birokrasi

Ciri-ciri pokok dari struktur birokrasi menurut Weber adalah sbb:

1. “Kegiatan sehari-hari yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi didistribusikan melalui cara yang telah ditentukan, dan dianggap sebagai tugas-tugas resmi.” Pembagian tugas secara tegas memungkinkan untuk mempekerjakan hanya ahli-ahli dengan kekhususan tertentu pada jabatan-jabatan tertentu dan membuat mereka bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas masing-masing secara efektif.
2. “pengorganisasian kantor mengikuti prinsip hirarkis; yaitu bahwa unit yang lebih rendah dalam sebuah kantor berada dibawah pengawasan dan pembinaan unti yang lebih tinggi.” Setiap pejabat yang berada dalam hierarkhi administrasi ini dipercayai oleh atasan-atasannya untuk bertanggung jawab atas semua keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh bawahannya maupun dirinya sendiri.
3. Pelaksanaan tugas diatur oleh suatu “system peraturan-peraturan abstrak yang konsisten…[dan] mencakup juga penetapan aturan-aturan ini didalam kasus-kasus tertentu.” Sistem pedoman-pedoman ini dirancang untuk menjamin adanya keseragaman dalam pelaksanaan setiap tugas (terlepas dari berapapun banyaknya pegawai yang terlibat didalamnya) dan untuk mengorganisasikan tugas-tugas yang beraneka ragam.
4. “seorang pejabat yang ideal melaksanakan tugas-tugasnya…[dengan] semangat ‘sine ira et studio’(formal dan tidak bersifat pribadi), tanpa perasaan-perasaan dendam atau napsu dan oleh karena itu tanpa perasaan kasih saying atau antusiasme.” Agar pedoman-pedoman yang rasional bias mempengaruhi jalannya pelaksanaan tugas tanpa dicampuri hal-hal yang bersifat pendirian pribadi, maka didalam organisasi (terutama dalam menghadapi klien-klien) seseorang harus menampilkan pendekatan yang tidak mempunyai ikatan.
5. Pekerjaan dalam suatu organisasi birokratis didasarkan pada kualifikasi teknis dan dilindungi dari kemungkinan pemecatan oleh sepihak. “pekerjaan dalam suatu organisasi birokratis mencakup dari suatu jenjang karir serta terdapat suatu ‘sistem kenaikan pangkat’ yang didasarkan atas senioritas atau prestasi maupun gabungan antara keduanya.”
6. “Pengamalan, secara universal cenderung mengungkapkan bahwa tipe organisasi administrative yang murni berciri birokratis…dilihat dari sudut pandang yang semata-mata bersifat teknis, mampu mencapai tingkat efisiensi yang tinggi.”

Kritik-Kritik yang Terlontar Mempersoalkan Birokrasi Weber

1. Tipe ideal yang imaginer tidak membantu kita memahami struktur-struktur birokrasi dalam bentuknya yang konkret. Dimaksudkan sebagai pedoman bagi penelitian empiris, jadi bukan sebagai substitusinya. Dengan cara menunjukkan cirri-ciri birokrasi dalam bentuknya yang asli, peneliti diarahkan pada aspek-aspek birokrasi yang harus ia selidiki dalam rangka menentukan jangkauan luas dari birokratisasinya. Birokrasi tipe ideal seperti yang diungkapkan oleh Weber bukan semata-mata merupakan suatu kerangka konseptual. Selain itu juga tidak hanya mencakup definisi dari konsep-konsep tetapi juga generalisasi-generalisasi yang implisit mengenai pola-pola hubungan diantara mereka, dan secara khusus hipotesis bahwa beranekaragam ciri khas birokratis meningkatkan efisiensi administratif.
2. Keputusan Weber untuk hanya membahas organisasi formal birokrasi yang benar-benar murni membuktikan bahwa hal yang menyimpang dari persyaratan-persyaratan formal ini adalah idiosyncratic, dan bukan hal yang menjadii perhatia dari mahasiswa yang mendalami organisasi.
3. Hubungan-hubungan informal dan praktek-praktek tidak resmi berkembang diantara para anggota birokrasi dan mempunyai suatu bentuk yang terorganisasi tanpa mendapat sanksi secara resmi. “Organisasi informal adalah penting bagi terlaksananya tugas-tugas organisasi formal.”
4. Pendekatan Weber juga menunjukkan bahwa suatu penyimpangan dari struktur formal akan berpengaruh terhadap efisiensi administrasi. Oleh karena yang dianggap tipe idealnya biasanya adalah organisasi yang efiasiennya sempurna, maka semua hal yang berlainan dengan organisasi itu dapat saja mengganggu efisiensi. Namun, ada sejumlah bukti yang menunjukkan hal yang sebaliknya; hubungan sosial dan praktek-praktek yang tidak resmi seringkali sangat berarti bagi efisiensi pekerjaan.

Max Weber tidak menciptakan birokrasi, melainkan menciptakan konsepsi. Konsepsi yang Max Weber ciptakan itu untuk menjawab kecenderungan sifat manusia dalam hidup bermasyarakat. Manusia mempunyai kecenderungan mengumpul sesamanya. Jika telah terjadi kumpulan orang-orang itu, pasti mereka berusaha menciptakan kerja. Kumpulan orang yang bermasyarakat tadi yang berusaha untuk mencapai tujuan tertentu dinamakan organisasi. Kalau kumpulan mereka tidak tidak diatur kerja mereka bisa acak-acakan, semrawut, kacau, tidak  rasional dan tidak efisien. Prinsip itu dirancang secara umum untuk masyarakat luas.

            Kramel berpendapat bahwa model yang dikemukakan weber suatu ideal tipe. Suatu ideal tipe merupakan konstruksi metodologi yang berusaha untuk mengkonsepsialisasikan bentuk yang murni atau ideal dari gejala-gejala yang ingin digeneralisasikan. Walaupun seseorang mampu memahami berbagai macam sifat yang dapat menjelaskan berbagai gambaran ideal dari suatu gejala semisal birokrasi ini, ia tidak akan mampu menjumpai semua sifat-sifat tersebut dalam bentuk aslinya, muncul pada setiap susunan birokrasi tertentu yang dipelajarinya. Ideal tipe bukan suatu subjek yang dibuktikan kebenarannya atau ketidakbenarannya oleh pembuktian empiris. Ia harus menciptakan suatu patokan yang dapat diterapkan pada kasus-kasus tertentu. Oleh karena itu, susunan birokrasi weber yang asli tidak akan terjadi di dalam dunia kenyataan. Akan tetapi, pengelompokan sifat-sifat yang dikemukakan oleh Weber merupakan kontribusinya yang hippotetis terhadap efektivitas dan rasionalitas organisasi. Pendapat yang dikemukakan Kramel bertentangan dengan pendapat Weber. Karena Weber mengemukakan bahwa konsepsinya bisa diterapkan disembarang masyarakat dan sembarang organisasi serta tidak mengenal bentuk organisasi yang khusus atau spesifik pada masyarakat tertentu. Setiap organisasi fungsinya diatur sebagai berikut :

• Harus ada prinsip kepastian dan hal-hal kedinasan harus diatur berdasarkan hukum.
• Ditterapkannya sistim Tata Jenjang dalam kedinasan. Prinsip ini mengandung makna bahwa ada tatanan di tingkat atas, ada pula tatanan tingkat bawah. Yang ada di tingkat atas berwenang mengawasi dan mengendalikan tingkat di bawahnya.
• Manajemen yang modern haruslah didasarkan pada dokumen-dokumen yang tertulis, yang aslinya tersimpan tahan lama dan dalam bentuk yang kuat. Oleh karena itu harus satuan organisasi dan pegawai yang bertugas itu.
• Spesialisasi dalam manajemen atau organisasi harus didukung oleh keahlian yang terlatih.
• Hubungan kerja diantara orang-orang dalam organisasi didasarkan atas prinsip impersonal.

Daftar Pustaka:

Peter M. Blau, Marshall W. Meyer. Birokrasi dalam Masyarakat Modern. Edisi ke-2. Jakarta; Universitas Indonesia Press, 1987.

Soekanto, Soerjono. Konsep-Konsep Dasar dalam Sosiologi. Edisi ke-1. Jakarta; PT Raja Grafindo Persada, 1985.

Thoha, Miftah. Perspektif Perilaku Birokorasi : Dimensi-dimensi Prima Ilmu Administrasi Negara. Jakarta : Rajawali Press, 1987.