Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang
terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk
masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok
pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan
dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.
Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh,
misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan
jangka panjang. Bisa juga dilakukan perdivisi atau unit bisnis stategis menjadi
rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu
korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam
korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana
fungsi pemasaran,
rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi,
dan rencana fungsipersonalia. Bagaimana pun
lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja:
apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut
metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.
Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan
- Dari
atas ke bawah (top-down). Pendekatan ini mendesak bagian bawah
bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan
situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi
ada banyak hal yang terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi.
Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu
efektif.
- Dari
bawah ke atas (bottom-up). Pendekatan ini merupakan upaya
melibatkan semua pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil
dalam perencanaan adalah keputusan mereka bersama, dan mendorong
keterlibatan dan komitmen sepenuhnya untuk melaksanakannya. Kelemahannya
memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk perencanaan. Diperlukan
pengembangan budaya perusahaan yang
sesuai.
Unsur-unsur Proses Perencanaan
Beberapa unsur di bawah ini terdapat dalam proses
perencanaan manapun, kendati lingkup dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa
kecil. Bisa kompleks, bisa sederhana. Walau demikian baik jika dikenali dengan
lebih jelas.
Audit Situasi
Audit situasi dilaksanakan
dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk
mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini dengan segala
dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa?
Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses)
internal yang diketahui.
Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya
digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam
situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama
karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan
berbagai teknik riset masa depan.
Riset Masa Depan
Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan
eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan (future
research) adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan
perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi
makro, bidang industri atau jasa, politik,
perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat,
keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan
situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing
lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)?
Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembangan karya yang
perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif berarti ancaman (threats),
hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.
Asumsi-asumsi
Gabungan audit situasi (internal)
dan riset masa depan (eksternal)
yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis
SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai
faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi
penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.
Visi
Visi adalah proyeksi gambaran
diri pada masa depan dengan segala dimensinya berdasarkan data realitas
sekarang, dan berbagai kecenderungan baik internal maupun eksternal. Visi bisa
dikatakan impian berdasarkan kenyataan. Bukan gambaran yang muluk-muluk tanpa
dasar. Di sini ditampung data verbal mengenai nilai-nilai, harapan dan aspirasi
setelah paparan situasi sekarang dan kecenderungan masa depan. Mau jadi apa dan
bagaimana ke depan? Visi menjadi pengikat komunitas jika merupakan visi
bersama, yang dibentuk secara bersama-sama.
Tujuan, Sasaran, Target
Untuk mewujudkan Visi kemudian secara terasering (cascade)
menurut kedudukan dalam sistem dilaksanakan penjabaran apa yang hendak dicapai
menjadi ketentuan tujuan, sasaran dan target yang terukur dalam kurun waktu
tertentu. Biasanya untuk perumusan tujuan, sasaran dan target digunakan prinsip
SMART: apakah pernyataan tujuan, sasaran, target sudah Spesifik-sistematik,
Measurable, Attainable, Realistic, dan Time-framed?
Policy atau kebijakan
Perumusan policy atau kebijakan dasar
dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa
yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini
memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang
harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.
Rencana Strategi
Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan
organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan
pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana
dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.
Keunggulan Strategis
Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut
dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis:
- Visi
- Strategi
- Taktik
- Implementasi
- Operasi
(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991):
Strategic Choices: Supremacy, Survival or Sayonara. McGrawHill).
Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur
berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi,
berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk
mewujudkannya) yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua
usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi pelbagai taktik yang
tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah
implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari
hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam
pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.
Komitmen Pada Rencana
Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of
purpose" atau kesetiaan pada maksud dan tujuan yang hendak dicapai, serta
"continuous improvement" artinya perbaikan berkesinambungan atas
pelbagai proses kerja.
Ahli yang lain menegaskan keterlibatan, konsistensi, sikap
konsekuen.
Peninjauan Ulang Rencana-rencana
Situasi bisa menyebabkan perubahan bahkan pembongkaran
rencana dan memutar daur proses perencanaan berikutnya. Untuk itu diperlukan
kepekaan pada situasi dan dampaknya (sensibilitas) dengan selalu mengadakan
audit situasi dalam kurun tertentu (kuartal atau semester) dan fleksibilitas
dalam arti kesediaan untuk berubah di setiap jajaran.
Referensi
- Leslie
Rue & Phyllis Holland, 1989, Strategic Management, Concepts
and Experiences. McGraw Hill. ISBN
0-07-054308-9
- Michael
Porter, 1980, Competitive strategy. Techniques for Analyzing
Industries and Competitors. The Free Press. ISBN
0-02-925360-8
- Kenneth
Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices:
Supremacy, Survival or Sayonara. McGrawHill.
- Henry
Mintzberg, James Brian Quinn, 1991, The Strategy Process.
Concepts, Contexts, Cases. Prentice-Hall. ISBN
0-13-851916-1
- James
Cortada, 1993, TQM for Sales and Marketing Management. McGraw
Hill. ISBN
0-07-023752-2
No comments:
Post a Comment