Koordinasi
Koordinasi (coordination) adalah prose
pengintregrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan yang terpisah
(department atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi sacara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan
department-departement akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam
organisasi.
Kebutuhan akan Koordinasi
Menurut James D.Thompson, ada tiga macam
salig ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:
1.Saling ketergantungan yang menyatu
(pooled interdependent), bila satun-satuan organisasi tidak
saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan
harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap
satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2.Saling ketergantungan yang berurutan
(sequential interdependent), di mana suatu
satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu
sebelum satuan yang lain bekerja.
3.Saling ketergantungan timbale balik
(reciporal interdependent) merupakan hubugan memberi dan
menerima antar satuan organisasi.
Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang
Efektif
Peningkatan spesialisasi dan menaikan
kebutuhan akan koordinasi. Emapt tipe perbedaan daalam sikap dan cara kerja di
antara bermacam-macam individu dan department dalam organisasi yang
memepersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif,
yaitu:
1.Perbedaan dalam organisasi terhadap
tujuan tertentu.
2.Perbedaaan dalam orientasi waktu.
3.Perbedaan dalam orientasi anatar
pribadi.
4.Perbedaan formalitas struktur.
Pendekatan-penderkatan untuk Pencapaian
Koordinasi yang Efektif.
Komunikasi adalah yang paling efektif.
Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan
informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin
membutuhkan informasi. Untuk alas an itulah, koordinasi pada dasarnya merupakan
tugas pemrosesan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk pencapaian
koordinasi yang efektif. Pertama, hanya mempergunakan tehnik-tehnik manajemen
dasar : hierarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturanb dan prosedur-prosedur. Organisasi yang
relative sederhana tidal memerlukan peralatan koordinasi yang lebih dari
tehnik-tehnik tersebut. Pendekatan kedua menjadikan di perlukan bila
bermacam-macam satuan-satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih
luas dalam ukuran dan, Pendekatan ketiga, di samping peningkatan koordinasi
potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Dalam beberapa situasi adalah
tidak efisien untuk mengembangkan cara
Pengkoordinasian tambahan.
Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian
koordinasi adalah komponen-komponen vital dalam manajemen yang secara ringkas
dapat di uraikan sebagai berikut:
1.Hierarki manajerial. Rantai perintah,
aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan
tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi
bila di rumuskan secara jelas dan tepat serta dilaksanakan
dengan pengarahan yang tepat.
2.Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan
prosedur –prosedur adala keputusan-keputusan manajerial yang
di buat untuk menanggani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga
menjadi peralatan yang efisisen untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3.Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan untuk
pengkoordinasian melaui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap
sasaran- sasaran yang sama.
Meningkatkan Koordinasi Potensial
Bila mekanisme pengkoordinasian dasar
tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan di perlukan. Koordinasi
potensial dapat di tingkatkan dalam dua cara, vertical dan menyamping
(horizontal):
1.Sistem informasi vertical. Sistem
informasi vertical adalah peralatan melalui mana data
disalurkan melewwati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai
perintah. Sistem informasi manajemen telah di kembangkan
dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan,
produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan
informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan
pengawasan.
2.Hubungan-hubungan lateral (horizontal),
melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral
membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan di buat
pada tingkat hierarki di mna informasi yang di butuhkan ada. Ada beberapa
hubungan lateral, yang dapat di perinci sebagai berikut:
a.Kontak langsung antara individu-individu
yang dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja.
b.Peranan penghubung, antara yang
menanggani komunitas antar departement sehingga
mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c.Panitia dan satuan tugas. Panitia
biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang di jadwalkan teratur. Satuan tugas
dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah
khusus.
d.Pengintegrasian peranan-peranan, yang
dilakukan oleh misal manajer produk atau manajer
proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus
memerlukan tingkat koordinasi
yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari
seseorang.
e.Peranan penghubung manajerial, yang
mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran
oleh satuan-satuan yang di intergrasikan dan implementasinya. Ini di
perlukan bila posisi pengintergrasian yang di
jelaskan pada diatas tiddak secara efektif
mengkoordinasikan tugas tertentu.
Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian
dasar tidak mencukupi, koordinasi potensial dapat ditingkatkan dengan
penggunaan metode-metode di atas. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat
besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan memeperluas mekanisme-mekanisme
pengkoordinasian. Langkah yang paling kontruktif yang dapat di ambil dalam
menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua
metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:
1.Penciptaan sumber daya-sumber daya
tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan
kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau
waktu, tugas di peringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
2.Penciptaaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri.Tehnik ini mengurangi kebutuhan akan
koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan koordinasi. Kelompok tugas
yang dapat berdiri sendiri di serahi suatu tanggung jawab
penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat
Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk
koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan
kebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasai yang dibutuhkan organisasi untuk
melaksanakn operasi-operasinya? Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi ?
Bilka kebutuhan lebih besar daripada kemampuan, organisasi harus menentukan
pilihan: meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan.
Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relative terhadap
kebutuhan secara ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan
memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal.
No comments:
Post a Comment